Wer deutsche Dokumente wie Geburtsurkunden, Handelsregisterauszüge oder Vollmachten im Ausland verwenden möchte, stellt schnell fest: Eine einfache Kopie oder Unterschrift reicht oft nicht aus. Damit eine deutsche Urkunde international anerkannt wird, sind spezielle Echtheitsnachweise erforderlich: die Apostille und Legalisation. Ohne diese Siegel werden Ihre Dokumente von ausländischen Behörden oder Banken meist abgelehnt.
Der Notar spielt hierbei eine entscheidende Rolle als erste Anlaufstelle. In diesem Ratgeber erfahren Sie den Unterschied zwischen der „Haager Apostille“ und der Legalisation, wie der Prozess abläuft und mit welchen Kosten Sie rechnen müssen.
1. Was ist der Unterschied zwischen Apostille und Legalisation?
Ob Sie eine Apostille oder Legalisation benötigen, hängt ausschließlich davon ab, in welchem Land Sie das Dokument vorlegen müssen. Beide Verfahren bestätigen die Echtheit der Unterschrift und des Siegels auf einer Urkunde (z. B. eines Notars), aber der Weg ist unterschiedlich:
Die Haager Apostille (Das vereinfachte Verfahren)
Die Apostille (oft „Haager Apostille“ genannt) ist ein standardisierter Stempel (ein viereckiges Zertifikat), der in allen Ländern akzeptiert wird, die dem Haager Übereinkommen beigetreten sind. Dazu gehören die meisten EU-Staaten, die USA, die Türkei, Russland und viele mehr.
Vorteil: Es ist nur ein einziger Schritt bei einer deutschen Behörde nötig.
Die Legalisation (Das volle Verfahren)
Für Länder, die dem Haager Abkommen nicht beigetreten sind (z. B. China, viele arabische oder afrikanische Staaten), ist die Legalisation erforderlich. Das Verfahren ist komplizierter: Zuerst muss das Dokument von einer deutschen Behörde vorbeglaubigt werden, und anschließend muss das Konsulat des Ziellandes in Deutschland die Endbeglaubigung vornehmen.
2. Ablauf: Wie bekomme ich eine Apostille über den Notar?
Viele Bürger glauben, der Notar selbst klebt die Apostille auf das Papier. Das ist technisch nicht ganz korrekt, aber der Notar übernimmt den gesamten Service für Sie. Der Weg bei notariellen Urkunden (z. B. Vollmachten, Kaufverträge) sieht so aus:
- Beurkundung/Beglaubigung: Zuerst erstellt der Notar die Urkunde oder beglaubigt Ihre Unterschrift.
- Vorbeglaubigung: Der Notar weiß genau, welche Behörde (meist der Präsident des Landgerichts) für seine Unterschrift zuständig ist.
- Einholung der Apostille: Der Notar schickt die Urkunde an das zuständige Landgericht. Das Gericht prüft, ob der Notar echt ist, und bringt die Apostille oder die Vorbeglaubigung für die Legalisation an.
- Rückgabe: Sie erhalten das fertig „überbeglaubigte“ Dokument vom Notar zurück und können es direkt im Ausland verwenden.
Oft muss die deutsche Urkunde auch übersetzt werden. Lassen Sie die Übersetzung am besten von einem beeidigten Dolmetscher anfertigen, NACHDEM die Apostille angebracht wurde, damit auch der Text der Apostille mitübersetzt wird.
3. Welche Dokumente benötigen eine Apostille?
Grundsätzlich alle öffentlichen Urkunden, die Sie grenzüberschreitend nutzen wollen. Die häufigsten Fälle in der Notarpraxis sind:
- Generalvollmachten: Wenn Sie z. B. eine Immobilie im Ausland verkaufen und jemanden vor Ort bevollmächtigen wollen.
- Handelsregisterauszüge: Für deutsche Firmen, die im Ausland Tochtergesellschaften gründen wollen.
- Erbscheine & Testamente: Um auf ausländische Bankkonten eines Verstorbenen zuzugreifen.
- Geburts- und Heiratsurkunden: Für Hochzeiten oder Einbürgerungen im Ausland.
4. Kosten für Apostille und Legalisation
Die Kosten setzen sich aus zwei Bausteinen zusammen: den Gebühren des Notars und den Gebühren der Justizbehörde bzw. des Konsulats.
- Notarkosten: Für die Einholung der Apostille oder Legalisation darf der Notar eine Vollzugsgebühr berechnen (in der Regel ca. 25 € bis 50 € pro Urkunde, je nach Aufwand und Porto).
- Gerichtskosten (Apostille): Die Landgerichte verlangen für die Erteilung der Apostille meist eine Festgebühr, die je nach Bundesland variiert (ca. 20 € bis 40 € pro Dokument).
- Konsulatsgebühren (Legalisation): Diese können sehr unterschiedlich sein und bei manchen Botschaften bis zu 100 € oder mehr betragen.
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Häufige Fragen (FAQ) zu Apostille & Legalisation
Die wichtigsten Antworten für den internationalen Urkundenverkehr.
Wer erteilt die Apostille auf Notarurkunden?
Für Urkunden, die von einem deutschen Notar erstellt wurden, ist in der Regel der Präsident des Landgerichts (in dessen Bezirk der Notar seinen Sitz hat) für die Erteilung der Apostille zuständig.
Wie lange dauert es, eine Apostille zu bekommen?
Wenn der Notar den Antrag stellt, dauert der Vorgang meist zwischen 3 Tagen und 2 Wochen, abhängig von der Bearbeitungszeit beim Landgericht. Bei einer Legalisation (mit Konsulat) kann es deutlich länger dauern.
Gilt die Apostille für alle Länder?
Nein, nur für Länder, die das „Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation“ unterzeichnet haben. Für alle anderen Länder ist das aufwendigere Legalisationsverfahren nötig.
Kann ich die Apostille selbst beantragen?
Ja, Sie können die notarielle Urkunde auch selbst zum Landgericht bringen. Der Weg über den Notar ist jedoch komfortabler, da dieser genau weiß, welche Stelle zuständig ist und die Formalitäten übernimmt.
