Der Schritt in die Selbstständigkeit beginnt oft mit einer Unterschrift: Wer in Deutschland eine Kapitalgesellschaft gründen will, muss zwingend zur GmbH-Gründung beim Notar erscheinen. Anders als bei einem Einzelunternehmen reicht eine Gewerbeanmeldung nicht aus. Der Gesetzgeber verlangt für die GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) und die UG (haftungsbeschränkt) eine notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags, um Rechtssicherheit zu garantieren.
In diesem Leitfaden führen wir Sie Schritt für Schritt durch den Gründungsprozess, erklären den Unterschied zwischen Musterprotokoll und individueller Satzung und schlüsseln die Notarkosten transparent auf.
1. Vor dem Notartermin: Die Checkliste für Gründer
Damit der Notar die Gründungsurkunde vorbereiten kann, müssen die Eckpfeiler Ihres Unternehmens stehen. Klären Sie folgende Punkte, bevor Sie den Termin vereinbaren:
- Firmenname: Ist der Name noch frei? Eine Voranfrage bei der IHK (Industrie- und Handelskammer) ist dringend ratsam, um eine spätere Ablehnung durch das Registergericht zu vermeiden.
- Unternehmensgegenstand: Was genau tut die Firma? Diese Formulierung muss präzise in der Satzung stehen.
- Stammkapital: Wie viel Kapital bringen Sie ein? (Mindestens 25.000 € bei der GmbH, davon 12.500 € sofort zahlbar; bei der UG reicht theoretisch 1 €).
- Geschäftsführung: Wer soll die Geschäfte führen und darf die Gesellschaft nach außen vertreten?
2. Ablauf der GmbH-Gründung beim Notar
Der Prozess ist in Deutschland klar strukturiert und besteht aus drei wesentlichen Phasen:
Phase 1: Die Beurkundung (Der Gründungstermin)
Alle Gesellschafter und die künftigen Geschäftsführer treffen sich beim Notar. Der Notar verliest den gesamten Gesellschaftsvertrag und belehrt über die Pflichten (z. B. Insolvenzantragspflicht). Nach der Unterschrift aller Beteiligten ist die „GmbH in Gründung“ (GmbH i.G.) entstanden.
Phase 2: Das Geschäftskonto und die Einzahlung
Mit der vom Notar beglaubigten Gründungsurkunde gehen Sie zur Bank und eröffnen ein Geschäftskonto. Darauf zahlen die Gesellschafter ihre Stammeinlagen ein. Wichtig: Der Verwendungszweck sollte klar „Stammeinlage“ enthalten. Die Bank stellt daraufhin einen Einzahlungsbeleg aus.
Phase 3: Die Handelsregisteranmeldung
Sobald dem Notar der Einzahlungsbeleg vorliegt, nimmt er die elektronische Handelsregisteranmeldung vor. Das Amtsgericht prüft die Unterlagen und trägt die Firma ein. Erst mit dieser Eintragung entsteht die GmbH als juristische Person und die Haftungsbeschränkung greift voll.
3. Musterprotokoll vs. Individuelle Satzung: Was spart Kosten?
Bei der GmbH-Gründung beim Notar haben Sie zwei Möglichkeiten für den Vertrag, die sich auf die Kosten auswirken:
- Das Musterprotokoll: Eine staatliche Standardvorlage. Es ist kostengünstiger, aber starr. Es darf nur verwendet werden, wenn maximal 3 Gesellschafter und nur 1 Geschäftsführer beteiligt sind. Zudem darf das Geschäftsjahr nicht vom Kalenderjahr abweichen.
- Die individuelle Satzung: Sie ist teurer, aber flexibel. Sie können Regeln für den Verkauf von Anteilen, Erbfolgen oder Kündigungen festlegen. Für Teams mit mehreren Gründern oder Investoren ist dies fast immer die bessere Wahl.
4. Notarkosten bei der Gründung: Ein Rechenbeispiel
Die Gebühren richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) und basieren auf dem Geschäftswert (meist dem Stammkapital).
Beispielrechnung (GmbH mit 25.000 € Stammkapital):
Option A: Gründung mit Musterprotokoll
Notarkosten: ca. 400 € – 500 €
Gerichtskosten (Handelsregister): ca. 150 €
Option B: Gründung mit Satzung
Notarkosten: ca. 800 € – 1.000 € (inkl. Beratung und Entwurf)
Gerichtskosten: ca. 150 €
5. Die UG (haftungsbeschränkt): Die Alternative für kleines Budget
Wer die 25.000 € für eine GmbH nicht aufbringen kann, wählt oft die UG (Unternehmergesellschaft). Der Ablauf beim Notar ist identisch zur GmbH, jedoch kann das Stammkapital hier theoretisch nur 1 Euro betragen. Auch hier ist die notarielle Form zwingend. Beachten Sie jedoch, dass die UG ein geringeres Ansehen im Geschäftsverkehr haben kann.
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Häufige Fragen (FAQ) zur Firmengründung
Hier beantworten wir die wichtigsten Fragen, die Gründer vor dem Notartermin haben.
Wie lange dauert die Gründung einer GmbH?
Vom Notartermin bis zur Eintragung im Handelsregister vergehen in der Regel 2 bis 4 Wochen. Dies hängt stark von der Bearbeitungszeit des lokalen Amtsgerichts und der schnellen Kontoeröffnung ab.
Kann ich eine GmbH online gründen?
Ja, seit August 2022 ist in Deutschland die „Online-Gründung“ per Videokonferenz möglich. Dies bieten jedoch nicht alle Notare an und es erfordert spezielle technische Voraussetzungen (eID-Karte, AusweisApp).
Wann haftet die GmbH beschränkt?
Die volle Haftungsbeschränkung (dass also nur das Firmenvermögen haftet) tritt erst mit der Eintragung ins Handelsregister ein. In der Phase davor („GmbH i.G.“) haften die Gesellschafter oft noch persönlich.
Brauche ich für eine UG (Mini-GmbH) einen Notar?
Ja, auch die Gründung einer UG (haftungsbeschränkt) erfordert zwingend eine notarielle Beurkundung des Gründungsvertrags und die notarielle Handelsregisteranmeldung.
